La Ley de la tramitación electrónica define al “expediente electrónico” como la serie ordenada de documentos públicos y privados, emitidos, transmitidos y registrados por vía informática para le emisión de una resolución judicial o administrativa.

Definición que aplicada a la institución, el expediente electrónico se equipara a un expediente en formato papel y contiene toda la documentación generada por el despacho judicial, presentadas por las partes en la gestión del expediente, la que se encuentra ordenada cronológicamente, y asegurada por mecanismos de seguridad que hacen a las características determinadas por la ley.

El trámite electrónico tiene su basamento en la Ley 4017/2010 “De validez jurídica de la firma electrónica, la firma digital, los mensajes de datos y el expediente electrónico”, la Ley 4610/2012 que modifica la referida ley, el Decreto 7369/2011 y las Guías elaboradas por la Autoridad de Aplicación.

Este marco normativo otorga equivalencia jurídica del soporte electrónico, estableciendo que los actos administrativos o judiciales suscritos por medio de firma electrónica o digital serán válidos y producirán los mismos efectos que si se hubieren llevado a cabo en soporte papel.

Establece igualmente que todas las actuaciones del proceso se registrarán y conservarán íntegramente y en orden sucesivo en la carpeta electrónica o expediente electrónico, la que garantizará su fidelidad, preservación y la reproducción de su contenido.

Cumpliendo con los enunciados legales, los sistemas informáticos que se utilicen para el registro de los procedimientos judiciales y administrativos deberán garantizar el pleno acceso de todas las partes del expediente electrónico en condiciones de igualdad, salvo las excepciones establecidas por la ley. Cuando la situación requiera de reserva, las actuaciones serán accesibles una vez notificada la resolución.

La aplicación de la tramitación electrónica pretende mejorar y facilitar el acceso a la justicia.

Forma parte de los compromisos de la CSJ en su contribución a la preservación del Medio Ambiente, con un importante ahorro en el uso de recursos de impresión.

La aplicación de esta gestión disminuye los costos de la litigación para todos los involucrados, permitiendo ahorrar tiempo al no tener que trasladarse a la sede judicial para cada trámite.

Aumenta los estándares de seguridad, transparencia y disponibilidad de los expedientes, ya que el expediente electrónico puede ser accedido desde cualquier parte y en todo momento, sin el riesgo que se pierda o se dañe.

Es una plataforma electrónica de servicios que permite tramitar electrónicamente los sistemas informáticos de la Corte Suprema de Justicia.

Está compuesta por un conjunto de servicios tales como la presentación, interposición de recursos, notificaciones y consultas a la tramitación de los casos judiciales, la misma es accedida desde la página web oficial de la Institución.

Para operar dentro la plataforma se requiere contar con cuenta de usuario, la cual es asignada a Abogados públicos y privados, Fiscales, Auxiliares de Justicia y partes en general, cuenta que le posibilita el acceso a los casos judiciales en los cuales son partes o tienen intervención.

La tramitación electrónica implica un cambio sustancial en el funcionamiento actual de los despachos judiciales, desapareciendo la materialidad del expediente y tramitando las causas íntegramente de forma digital.

Este esquema de trabajo modifica la estructura de los despachos y las funciones de sus integrantes, eliminando muchas de las funciones que hoy corresponden a un trámite basado en el papel, para aplicar una gestión más interactiva apoyada por la tecnología.

La estructura del despacho se encuentra graficada a continuación, y las funciones establecidas para sus integrantes, se encuentran contenidas en la publicación de la página oficial de la Institución.

La sistematización de los procesos judiciales se espera contribuya a:

• Obtener flujos de trabajo más expeditos.
• Un conocimiento y control de inventarios.
• Mayor disponibilidad del expediente.
• Mejorar la interconexión e interoperabilidad entre el despacho y las instituciones relacionadas al sistema de justicia.
• Optimizar los procesos internos.

La utilización de las herramientas tecnológicas será obligatoria para los usuarios de la Corte Suprema de Justicia, estableciéndose que todas las presentaciones de las partes deberán ser realizadas mediante las opciones habilitadas en el Portal de Gestión de las Partes, salvo las excepciones expresamente reguladas.

Los expedientes materiales desaparecerán transformándose en la carpeta digital, la que estará disponible permanentemente en el portal de gestión.

A través del Portal de la Partes se pueden hacer ingreso de expedientes, presentaciones relativas a la tramitación del caso judicial, interposición de recursos, seguimiento de la gestión del expediente, y recibir notificaciones.

Estas prestaciones estarán habilitadas en todos los despachos judiciales que pertenecen a la Circunscripción Judicial en el cual se ha implementado este proyecto con independencia de si el despacho cuente o no con el sistema del expediente electrónico.

La misma aplicación filtra los despachos habilitados, y esta lista se actualizará permanentemente en la página web institucional en el apartado dedicado al trámite electrónico.

No será posible enviar correos electrónicos con presentaciones al despacho judicial, ya que los ingresos se realizarán exclusivamente a través del Portal de Gestión de las Partes, lo que garantiza que asociado a la presentación la misma en cumplimiento al mandato legal quede asociado a la firma electrónica del presentador.

Las presentaciones materiales en el despacho en el cual se encuentre implementado el expediente electrónico quedan reducidas a casos excepcionales, ya que la vía de presentación es a través de las opciones del Portal de Gestión de las Partes, y estos casos se reducen a los que refieran a la contestación inicial de la demanda y los casos debidamente autorizados por el Magistrado.

Para la gestión de usuario y contraseña para acceder al Portal de Gestión de Partes, se debe seguir el procedimiento implementado para la creación de usuarios de los sistemas de gestión de la Institución, procedimiento que se encuentra publicado en la página web de la CSJ.

La inclusión como parte de un expediente electrónico se efectúa desde el ingreso del caso judicial, en el cual el registro debe ser completado debidamente a fin de garantizar el posterior acceso y tramitación del expediente por la vía electrónica.

La parte demandada o querellantes, así como sus representantes son ingresados al Sistema de Gestión por el despacho judicial al momento de la recepción de la contestación.

Los cambios de representaciones, e inclusión de auxiliares igualmente serán efectuados en el despacho judicial presentando en el mismo la documentación correspondiente para proceder a la inclusión y actualización de los datos.

En los Tribunales en los cuales se haya implementado el expediente electrónico o el Portal de Gestión de Partes, el ingreso de los expedientes y de todos los escritos relacionados a su gestión se efectuará por vía electrónica operando las opciones habilitadas en el sistema de tramitación de la Corte Suprema de Justicia.

Los Abogados, Defensores Públicos y Fiscales a tal efecto se registrarán en los términos establecidos siguiendo los procedimientos correspondientes.

Las presentaciones efectuadas a través del Portal se entenderán suscritas por el usuario que las remite, sin necesidad de contener su firma manuscrita, entendiéndose que la clave y contraseña con la cual opera la herramienta constituye su firma electrónica.

En caso que el documento tenga firma digital asociada, la aplicación sólo adicionará el correspondiente estampado de tiempo sin certificar digitalmente la presentación en el proceso de certificación masiva.

Si los documentos originales corresponden a documentos electrónicos suscriptos digitalmente, los mismos sólo podrán ingresar a través del Portal de Gestión de las Partes.

Si los documentos refieren a documentos en formato papel, éstos deberán ser digitalizados e incluidos en soporte electrónico a la presentación realizada en el Portal de Gestión.

No existe límite de cantidad de archivos a adjuntar, sin embargo éstos deben estar en el formato permitido (PDF) y responder a una calidad que permita tanto su recuperación como su lectura.

Los instrumentos originales se presentarán al despacho en los casos que así la ley lo requiera a efecto de su validación por parte del Actuario Judicial.

En casos excepcionales, cuando las circunstancias así lo requieran o se trate de una persona autorizada por el magistrado por carecer de los medios tecnológicos necesarios, los escritos podrán presentarse al despacho judicial materialmente y en soporte papel, donde se procederá a su digitalización e incorporación al sistema de gestión.

En aquellos casos en que la carga de un documento a través del Portal de Gestión de las Partes no se pueda realizar, por su formato o tamaño, deberá ser entregado en formato electrónico en el despacho judicial, en un dispositivo de almacenamiento, el cual quedará a cargo del Actuario.

El esquema de tramitación electrónica implementado por la Corte Suprema de Justicia no demanda que Abogados, Defensores, Fiscales y Auxiliares suscriban digitalmente sus presentaciones y asume el esquema de certificación digital de las mismas al igual que el sellado en el tiempo a efecto de garantizar su autenticidad.

Conforme la descripción otorgada por la ley a la firma electrónica, el usuario y contraseña otorgada a los usuarios de los sistemas de gestión electrónica de la CSJ se equipara a su firma electrónica y por ende posee todas las características otorgadas por la Ley.

Si. La validez de las resoluciones o actuaciones suscritas con firma digital en el marco del trámite electrónico serán válidas siempre que las mismas se encuentren certificada mediante el proceso de comparación de su medio natural (electrónico) y cuente con la firma por el Actuario que como fedatario ha efectuado esta validación de autenticidad.

Adicionalmente los sistemas de reproducción en formato papel de los documentos electrónicos incorporan un mecanismo de autenticación que permiten al destinatario comprobar la validez del documento impreso contra el documento digital que obra en el expediente judicial.

Los oficios y comunicaciones judiciales que se verifiquen desde o hacia instituciones públicas nacionales que cuenten con los recursos técnicos necesarios serán remitidos a través de medios electrónicos, utilizándose los mecanismos de interoperabilidad existentes. En caso contrario, podrá ser remitida la información a través del medio idóneo más eficaz.

Las instituciones deberán otorgar pleno valor a los documentos suscritos con firma digital emanados de los despachos judiciales, no exigiendo documentos en formato papel.